Вот утверждение, с которым мы все готовы согласиться: информационные технологии значительно расширяют возможности общения, совместной работы и передачи знаний, увеличивая нашу способность к открытиям и инновациям.

С 1961 года, когда в Массачусетском технологическом институте была продемонстрирована первая в мире система с разделением по времени, эта идея способствовала разработке и внедрению технологий совместной работы. Сегодня, в конце "эры Web 1.0", электронная почта и веб-сайты используются всеми предприятиями без исключения. Интернет-конференции, обмен мгновенными сообщениями и общие рабочие пространства широко доступны как технологические решения или интерактивные услуги. И сейчас мы наблюдаем, как следующая великая волна технологий совместной работы проникает в предприятия, продолжая процесс изменения методов коллективной деятельности людей.

Известная как Web 2.0, Enterprise 2.0 и социальные сети, эта новая волна объединяет веб-технологии, которые существуют несколько лет, с методами совместной работы, которые были впервые реализованы движением Open Source, подкреплены повсеместным доступом в Интернет и популяризированы благодаря таким проектам, как Wikipedia. В этой модели самоуправляемые сообщества, включающие от сотен до тысяч человек, участвуют в создании и обработке содержания без каких-либо ограничений.

Исследование: кто делает шаг вперед?

Новое исследование помогает определить, насколько широко применяются технологии Web 2.0 и как руководители оценивают эффективность их использования в качестве инструментов совместной работы. Исследование "Как американские компании используют социальные сети" основывается на опросе, проведенном Gilbane Group и Центром маркетинга Массачусетского университете в городе Дартмут по просьбе нескольких заказчиков, в том числе EMC. В нем отражена точка зрения высших руководителей отделов маркетинга более чем 300 компаний, в каждой из которых работает не менее 250 человек. Годовой доход компаний участников составляет не менее 25 млн долларов.

Сегодняшние пользователи 2.0: немногочисленны, довольны и преданны

"По сравнению с высокой степенью проникновения технологий Web 1.0, социальные сети распространены незначительно", — говорить соавтор исследования Джеффри Бок, старший аналитик Gilbane Group по вопросам совместной работы и директор Bock & Company. "Из семи рассматриваемых технологий Web 2.0, только три имеют коэффициент принятия более 10 %, и только одна (подкастинг) получила результат, превышающий 20 %. Но я считаю, что критическая точка, после которой принятие ускорится, не за горами. Наши респонденты охарактеризовали некоторые из новых технологий как "очень эффективные". С распространением информации об этих технологиях многие команды начнут экспериментировать с ними." Преданность многих компаний концепции Web 2.0 отражена в планах по значительному увеличению инвестиций в эти технологии в ближайшем будущем.

Ранние последователи: открыты, гибки и готовы к переменам

Доктор Нора Гэним Барнс, соавтор исследования и директор Центра маркетинговых исследований, говорит, что проведенный опрос выявил новые нюансы в сложившемся представлении о том, что открытые и гибкие организации скорее всего станут ранними последователями социальных сетей. Приводя в пример блоги, она говорит "Наши предыдущие исследования показали, что примерно треть учебных заведений и некоммерческих организаций используют блоги, по сравнению с 8–9 % компаний из списка Fortune 500 и 10 % компаний, участвующих в новом исследовании. Однако, если мы разделим эти данные по отраслям, картина станет полнее." Например, 24 % компаний из телекоммуникационной отрасли и 21 % разработчиков ПО сообщили, что используют блоги. При этом все компании из химической отрасли, промышленного производства и машиностроения заявили, что не применяют блоги. "Исторически эти отрасли склонны к закрытости и медленному развитию, неудивительно, что принятие 2.0 в них задерживается", говорит Нора.

Совместная работа — это мы

Во многих случаях потребность предприятий в технологиях совместной работы обусловлена опытом работы пользователей с интерактивными веб-сайтами и услугами. Современные информационные работники привыкли не только просматривать и читать содержание, но также создавать, править и оценивать его. Они являются читателями и авторами блогов, участвуют в работе Wikipedia и других интерактивных общих ресурсов, и они стремятся внедрить аналогичные технологии на своих рабочих местах.

"Принятие эти новых технологий часто происходит снизу вверх", говорит Бок. "Люди пытаются найти более эффективные способы совместной работы и использования информации о задаче, чем отправка электронной почты. Команды, у которых возникает проблема, хотят выйти в сеть и решить ее, не дожидаясь, пока ИТ-отдел предложит решение. Факт, что технологии Web 2.0 недороги, просты в развертывании и использовании, поощряет людей на их исследование. Фактически, сотрудники больше не зависят от ИТ-организации. В то же время, сотрудники, ответственные за организационные процессы и проекты анализируют отдаленные перспективы и пытаются найти способ использовать инвестиции в корпоративную инфраструктуру и информационные технологии."

Не так быстро: оборотная сторона Web 2.0

Многие базовые атрибуты Web 2.0 имеют положительные и отрицательные стороны. Необходимо учесть два вопроса.

Производительность труда

При добавлении новых уровней совместной работы, которые будут конкурировать с телефонными звонками, сообщениями электронной почты и мгновенными сообщениями за рабочее время сотрудников, возникает дополнительное средство, которое необходимо изучить, и еще одно место, которое необходимо посещать регулярно. Может быть это не 588-миллиардная проблема производительности труда, о которой объявили аналитики Джонатан Б. Спайра и Дэвид М. Голдес из компании Basex, специализирующейся на "экономике знаний", но снижение производительности труда из-за перегрузки средствами общения вызывает серьезные опасения.

Безопасность, соответствие нормативам и внутренним требованиям

Возможность общего доступа к информации из-за пределов корпорации повышает риск непреднамеренного раскрытия конфиденциальной информации пользователями. "С точки зрения корпорации проблема заключается в неконтролируемой, неуправляемой и незащищенной информации. Технологии Web 2.0 должны решать проблемы безопасности, соответствия нормативам и внутренним требованиям, а также управления жизненным циклом информации" говорит Джеффри Бок.

Pfizerpedia: история о wiki-сайте, созданном за один день

Крис Баутон знает, что такое средства совместной работы. Он видел их возможности своими глазами.

Руководитель команды, специализирующейся на вычислительной биологии, в Центре технологических исследований Pfizer в Кембридже, штат Массачусетс, Кристофер заинтересовался возможностями использования технологии wiki для совместного использования знаний. В начале 2006 г. он потратил час на загрузку бесплатного ПО Mediawiki, его установку на свободном сервере, который Кристофер поставил под стол, и настройку внутреннего сайта, который он назвал Pfizerpedia. Целью Кристофера было создание научной энциклопедии сообщества исследователей Pfizer со статьями, разработанными совместными усилиями членов сообщества.

Насущная необходимость в поиске оптимальных решений

Оказалось, что у сообщества Pfizer разные приоритеты. Это проявилось в содержании, которое пользователи начали публиковать, и в операциях поиска, которые они выполняли. "Сотрудники использовали wiki-сайт, чтобы объявить о своих проектах, и искали информацию о работе других сотрудников Pfizer", говорит Баутон. "Сейчас это кажется разумным. Исследователи в крупных компаниях сталкиваются с рядом ключевых вопросов. Как предотвратить дублирование усилий и финансирования исследовательских проектов? Как узнать о других исследованиях в вашей области? Как поделиться результатами своей работы с другими?"

В течение 4-х месяцев, по мере того, как тысячи пользователей добавляли содержание, сайт вырос и стал чем-то более мощным, чем просто энциклопедия. Он превратился в созданный пользователями централизованный индекс всего, что связано с исследованиями в глобальной организации Pfizer, включая людей, проекты, события, блоги и дискуссионные группы. Интеграция с корпоративным каталогом и другими источниками данных значительно упростила "поиск людей". С помощью простого поиска пользователи могли быстро найти коллег, выполняющих близкую по тематике работу, причем не только их контактные сведения, но и недавние проекты, публикации и семинары. И операции поиска выполнялись более чем двенадцатью тысячами уникальных посетителей каждый месяц.

Объединение людей и идей

Влияние сайта было очевидно, хоть и трудноизмеримо. "Я слышу истории каждый день", говорит Баутон. "Исследователи подходят ко мне и говорят что-то вроде "Я искал и нашел человека, занимающегося работой, которая связана с моей, и мы начали новый проект вместе.'" Объединение людей с помощью такого метода способствует инновациям и ускоряет процесс разработки лекарств, повышая рентабельность инвестиций компании Pfizer в НИОКР.

Помимо глобального индекса, Pfizerpedia предоставляет платформу для создания документации. Команды используют wiki-сайт для разработки руководств пользователя вычислительного ПО и в качестве хоста для дискуссионных форумов, в которых обсуждается выявление и устранение ошибок ПО. "wiki-сайты имеют множество особенностей, которые делают возможными общий доступ к знаниям и их формирование", говорит Баутон. "Фактически портал Pfizerpedia стал репозиторием для организационной памяти."

Празднование 10-летнего юбилея среды совместной работы на базе веб-интерфейса в Уортоне

В школе Уортон университета Пенсильвании среда совместной работы под названием webCafé была неотъемлемой частью опыта студентов с 1998 г.

"Поощрение совместной работы — ключевая задача современных менеджеров", говорит Роб Дитто, руководитель проектов Wharton Computing. "Поэтому важно, чтобы они научились использовать средства и концепции совместной работы и привыкли к ним." Примерно 10 000 студентов и преподавателей активно используют среду webCafé, в ней настроено более 2 300 пространств совместной работы, как для академических курсов, так и для студенческих групп. Дитто объясняет, "Инструкторы могут публиковать материалы курса, и студенты могут обращаться к ним в любое время. Совместное использование документов, отслеживание версий и групповое редактирование позволяет командам разрабатывать содержание совместно. Во время "виртуальных часов приема" студенты могут задавать вопросы через сеть и показывать ответ инструктора всему классу, что обеспечивает значительную экономию времени для всех."